L’inscription à la Bourse d’échanges Apronet est libre et gratuite. Toutefois, afin de préserver la réciprocité des échanges, les contenus ne sont accessibles qu'après contribution, chaque contribution ouvrant droit à des "points ou crédits" de consultation.

Les agents des collectivités adhérentes à l'association bénéficient d’un crédit de consultation forfaitaire en début d’année. Ils peuvent bien entendu l’enrichir grâce à leurs propres contributions.
Les prestataires peuvent s’inscrire gratuitement dans l’annuaire des prestataires.
Ils n’ont pas accès à la base de connaissances, réservée aux seuls membres contributeurs.
Ils peuvent néanmoins déposer des fiches de savoir-faire afin de faire connaître leurs prestations et réalisations. Ces fiches ne doivent contenir aucun message publicitaire mais des contenus informationnels pratiques et utiles aux professionnels concernés.

La Bourse d’échanges Apronet est composée de deux bases d’informations partagées :
Une base de connaissances comprenant :
- des fiches de savoir-faire rédigées par les membres,
- des ressources web signalées par les membres,
Une base de compétences comprenant :
- un annuaire des membres contributeurs indiquant leurs fonctions, activités, compétences, et domaines d’expertise,
- un annuaire de prestataires TIC facilitant la consultation des entreprises dans le cadre des marchés publics.

Les fiches de savoir-faire sont des documents que vous avez rédigés dans le cadre de vos activités professionnelles ou non, dont vous êtes généralement l’auteur (sinon s'assurer de l'autorisation du ou des auteurs). Il peut s’agir de notes ou recherches personnelles, de rapports ou de notes d’information, de modèles de documents, etc.
Afin de faciliter les recherches, différentes catégories de fiches de savoir-faire ont été définies :
- Fiche pratique : fiche qui propose des solutions pratiques, des modèles ou des exemples de documents (ex.cahiers des charges, chartes, réglements, fiches projet….)
- Synthèse liste : synthèse des réponses à une question posée sur l’une des listes de discussion de l’Apronet
- Fiche doc : note de synthèse ou note technique faisant le point sur une question ou un thème précis.
- Fiche outil : fiche signalant des outils pratiques ou des logiciels (ex. fiche logiciel de gestion des codes de marchés publics)
- Dossier : Ensemble de ressources ou de documents faisant le point sur une question ou un thème précis (ex. dossier sur le co-marquage)

Il s’agit de ressources externes, de sites internet ou de pages web présentant un intérêt d’un point de vue pratique ou informatif, que vous souhaitez signaler aux autres membres.
Une fiche ressource Web est composée d'un titre, d'un résumé et d'un lien vers le site signalé ou de l'URL d'une page précise.
Il peut s’agir d’un lien vers un fichier à télécharger. Le préciser dans ce cas dans le titre ou le résumé de la fiche.
En cas de lien profonds, il convient de s’assurer que cette pratique est tolérée par le site web concerné et de mentionner la source, surtout si l’url n’est pas suffisamment explicite.

Les crédits de consultation sont destinés à garantir un juste équilibre dans les échanges et permettent à chacun de contribuer selon son rythme ou ses besoins.
Contributions
Chaque contribution ouvre droit à un crédit selon le barème ci-dessous :
Fiche doc, notes de synthèse : 10 crédits
Fiche pratique, modèles de documents 10 crédits
Fiche outils à télécharger 15 crédits
Synthese question liste 15 crédits
Dossier 30 crédits
Fiche ressource Web 1 crédit
Consultation
Pour chaque fiche consultée, avant ou après avoir été transférée dans votre classeur personnel, votre compte de crédits est débité selon le barème ci-dessous :
Fiche doc, note de synthèse : 1 crédit
Fiche pratique, modèles de documents 1 crédit
Fiche outils, à télécharger 2 crédits
Synthese question liste 2 crédits
Dossier 3 crédits
Fiche ressource Web 0 crédit

En plus des informations habituelles, l’annuaire des membres comprend un certain nombre d’informations qui permettent d’organiser des échanges ou des groupes de travail en repérant les activités et compétences de chacun.

Il est donc particulièrement important de renseigner ces différents éléments.

- Fonctions et catégories de fonctions : permet de contacter des collègues ayant les mêmes fonctions
- Région : permet d’organiser des rencontres régionales (cf réseau régionaux) 
- Activités : il s’agit ici de préciser le champ d’activité professionnelle actuel (plusieurs choix possibles avec la touche CTRL)
- Compétences : chaque membre peut préciser ses domaines de compétences (plusieurs choix possibles avec la touche CTRL)
- Expertise : le terme doit être pris ici au sens d'une spécialisation dans un domaine particulier (plusieurs choix possibles avec la touche CTRL)

Activités, compétences et expertise sont classés selon la typologie suivante :
- Développement & Stratégies TIC
- Conception, animation d'un site Internet
- Administration électronique, services aux usagers
- Intranet, travail collaboratif, procédures internes
- Informatique, bureautique
- Outils & applications métier (sauf libre)
- Outils, langages, logiciels libres
- Infocentres, documentation, veille
- KM, management des connaissances
- Espaces publics multimédia
- Démocratie locale, usages citoyens & associatifs
- Télécommunications, réseaux hauts débits

Cette typologie pourra être modifiée et adaptée en fonction des propositions faites par les membres. Un champ du formulaire permet de proposer d’autres libellés ne figurant pas dans la liste.

Les experts ou les membres ayant des compétences particulières peuvent être sollicités pour :
- rédiger des fiches de savoir-faire ou des dossiers
- assurer une responsabilité d’animation et d’organisation des contenus d’un thème de la Bourse d’échanges au sein du comité de pilotage
- assurer l’animation de groupes thématiques ou métier (ex Club Intranet)

L’annuaire des prestataires est destiné à permettre aux collectivités d’identifier et de contacter des prestataires dans le cadre des marchés publics.

Les prestataires peuvent se référencer eux-mêmes gratuitement.

Ils peuvent déposer des fiches de savoir-faire utiles aux membres (pas de publicité) afin de faire connître leurs prestations et réalisations.

Lorsque vous déposez une fiche dans la Bourse d'échanges, deux cas peuvent se présenter :

1- vous êtes l’auteur du document que vous avez rédigé en dehors de vos heures de travail.
2- vous avez rédigé ce document dans l'exercice de vos fonctions.

Dans le cas n°1, l’auteur d’une œuvre de l’esprit jouit sur cette œuvre, du seul fait de sa création, d’un droit de propriété incorporelle exclusif et opposable à tous.
(Article L. 111-1 al.1er du CPI - Code de la Propriété Intellectuelle).

Un document dont vous êtes l'auteur mais que vous avez remanié en dehors de vos heures de travail (notamment en supprimant les références explicites à la collectivité) sera bien considéré comme un document original dont vous êtes le seul auteur, titulaire des droits moraux et patrimoniaux.

Dans le cas n°2, vous êtes titulaire des mêmes droits mais votre employeur dispose d’un droit d’exploitation à la condition que celle-ci s’inscrive dans le cadre d’une mission de service public.

L’article L. 111-1 al. 3, réaffirme le respect du droit de propriété d’un agent public sur son œuvre.Toutefois, l’article L. 131-3-1 al.1er apporte une exception à ce principe : le droit d’exploitation d’une œuvre créée par un agent public dans l’exercice de ses fonctions ou d’après les instructions reçues est, dès la création, cédé de plein droit à la collectivité publique « dans la mesure strictement nécessaire à l’accomplissement d’une mission de service public ».
Si son œuvre est exploitée hors de cette mission (au bénéfice d’une autre collectivité, par exemple), il retrouve la jouissance de ses droits.

Par ailleurs, « Pour l’exploitation commerciale de l’œuvre », la collectivité publique « ne dispose envers l’agent auteur que d’un droit de préférence..» (Article L. 131-3.1 al.2).

L’agent public peut donc librement publier une œuvre de l'esprit créée dans le cadre de ses fonctions à la condition de ne pas le faire dans le cadre d’une exploitation commerciale. Dans le cas contraire, il devrait en effet demander au préalable à l’autorité publique si elle compte user de son droit de préférence.

C’est la raison pour laquelle (mais pas la seule) les fiches de la Bourse d’échanges de savoir-faire sont obligatoirement déposées par leur auteur sous licence « creative commons ByNcSa » selon la formule qui interdit tout usage commercial sans autorisation de l'auteur.
L’utilisation des licences « creative commons » est aussi destinée à préserver le libre échange des savoirs, tout en s’inscrivant dans la philosophie des logiciels libres
(libre copie, partage selon les mêmes conditions).

Il est de ce fait conseillé de faire figurer le logo et la mention ci-dessous sur l'ensemble de vos documents.